Wie verwerkt jouw gegevens

Verantwoordelijke voor de verwerking: de leverancier van de catalogus die de AI-agent heeft gemaakt waarmee je interactie hebt. Elke agent is te herleiden naar een specifieke leverancier.

Verwerker: katalove.com (het technische platform dat de chat host) fungeert als verwerker namens de verantwoordelijke.

Verzamelde gegevens

Tekst van de gesprekken met de AI-agent
E-mail en telefoonnummer, indien vrijwillig verstrekt tijdens het gesprek
IP-adres (voor beveiliging en rate-limiting, niet doorgegeven aan de leverancier)

Doeleinden en rechtsgrond

De contactgegevens (e-mail en telefoon) worden verzameld op jouw expliciete verzoek om door de leverancier te worden teruggebeld over de producten in de catalogus. Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a GDPR).

Waar de gegevens staan en wie ze voor ons verwerkt

Om de dienst te laten werken maken we gebruik van externe leveranciers, aangesteld als verwerker. Dit is de volledige lijst.

Hetzner Online GmbH (Duitsland) — servers, database en catalogusbestanden. De gegevens staan op machines binnen de Europese Unie.
Anthropic PBC (Verenigde Staten) — ontvangt de tekst van het gesprek om het antwoord te genereren. Gegevens die via de API worden verstuurd, worden niet gebruikt om de modellen te trainen.
OpenAI, L.L.C. (Verenigde Staten) — leest de pagina's van catalogi, prijslijsten en handleidingen om producten, tabellen en afbeeldingen te extraheren, en zet tekst en vragen om in zoekindexen. Zelfde regel: geen training op via de API verzonden gegevens.
Resend, Inc. (Verenigde Staten) — bezorgt de e-mails van de dienst: verificatiecodes, orderbevestigingen, meldingen aan de leverancier. Verwerkt het adres van de ontvanger en de inhoud van het bericht.
Plausible Insights OÜ (Estland, Europese Unie) — bezoekstatistieken van de site, anoniem en zonder cookies.

De drie Amerikaanse leveranciers verwerken gegevens buiten de Europese Unie. De doorgifte berust op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (art. 46, lid 2, onder c, AVG).

De dienst gebruikt alleen technische cookies: ze houden de sessie open, koppelen het gesprek aan de catalogus en onthouden de pincode van een besloten catalogus. Geen profilering, geen advertenties, geen gegevensdeling buiten de hier genoemde verwerkers.

Bewaring

Een automatische routine past de termijnen elke dag toe, zonder dat iemand eraan hoeft te denken: gesprekken zonder bestelling verdwijnen 30 dagen na het laatste bericht, de rest na 90, en de contactgegevens die je achterlaat na 90. Assistenten die niet binnen 72 uur worden geclaimd, worden verwijderd met alles wat ze bevatten. Je kunt eerder om verwijdering vragen, op elk moment.

Voor bestellingen geldt een andere regel. Die blijven in de administratie van de leverancier, die zijn boekhouding wettelijk moet bewaren, maar zonder wat jou identificeert: naam, e-mail, telefoon, afleveradres en btw-nummer. Van de bestelling blijven de datum, de producten en de bedragen over.

Als je zakelijke klant bent

Voor je accountgegevens, factuurgegevens en de documenten die je ons stuurt is de verwerkingsverantwoordelijke Fabio Vezzoli, ditta individuale, P.IVA 04370730980, PEC vezzoli.f@legalmail.it.

We verwerken: naam, e-mail en bedrijf van dashboardgebruikers; factuurgegevens; de catalogi, prijslijsten, handelsvoorwaarden en handleidingen die je ons stuurt en wat we daaruit halen (producten, codes, prijzen, afbeeldingen); de toegangen van je verkopers.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c). Als je ons een document stuurt bevestig je dat je het mag laten verwerken; de bevestiging wordt met datum en tijd vastgelegd.

De documenten die je ons stuurt, ook vertrouwelijke voorwaarden en prijslijsten, worden verwerkt door AI-modellen van derden: OpenAI om pagina's te lezen en producten en afbeeldingen te extraheren, Anthropic om vragen te beantwoorden. Hun servers staan in de Verenigde Staten. We gebruiken hun betaalde API's, waarvan de gegevens contractueel niet voor training worden gebruikt en alleen worden bewaard zolang hun voorwaarden voor misbruikcontrole voorschrijven. Bevat een document informatie die je niet zo wilt laten verwerken, zeg het dan voordat je het stuurt.

Documenten en afgeleide gegevens blijven bewaard zolang de dienst loopt en worden op jouw verzoek verwijderd aan het einde van de samenwerking. Op proef geüploade, nooit geactiveerde catalogi worden na 72 uur automatisch verwijderd. Factuurgegevens worden wettelijk 10 jaar bewaard.

Onze correcties op antwoorden en geëxtraheerde producten dienen om de dienst te verbeteren. Ze worden alleen trainingsmateriaal voor modellen met jouw schriftelijke toestemming; zonder toestemming halen we er alleen algemene regels uit zonder jouw gegevens.

Als je je CRM koppelt (webhook of CSV-export), worden aanvragen en bestellingen van je klanten naar het door jou gekozen systeem gestuurd: vanaf dan verwerk jij ze als verantwoordelijke.

Voor elk verzoek over je gegevens: PEC vezzoli.f@legalmail.it.

Jouw rechten

Je hebt recht op toegang, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid van jouw gegevens.

Om de verwijdering van jouw gegevens aan te vragen, stuur een verzoek naar:

Privacybeleid